Rekisteriselosteet ja tietosuojalausunto

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste

REKISTERINPITÄJÄ
OptiWatti Oy
Piispantilankuja 4, 02240 Espoo
Y-tunnus 2537003-2

REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ
Jyri Seppä

REKISTERIN NIMI
OptiWatti Oy:n asiakasrekisteri.

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Asiakassuhde.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisteritietoja käytetään OptiWatti Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen, kehittämiseen sekä palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään OptiWatti Oy:n ja asiakkaan väliseen mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimissa rajoissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.
Asiakkaan ottaessa yhteyttä asiakaspalveluun puhelut voidaan nauhoittaa ja muu viestintä, kuten sähköposti- tai tekstiviestit tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakaspalvelutapahtumien todentamiseen ja asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen. Tallenteet tuhotaan koulutuskäytön jälkeen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

  • Asiakkaan perustiedot, kuten nimi-, osoite-, yhteyspuhelinnumero-, yhteyssähköposti- ja kielitiedot, henkilötunnus,
  • Mahdollisen käyttäjän nimi- ja osoitetiedot ja syntymäaika,
  • Asennukseen liittyvät tiedot, kuten ajankohta, kesto, asennetut laitteet huonekohtaisesti yksilöitynä, valokuvat asennuksista,  käytössä olevien lämmityselementtien tekniset tiedot,  huoneiden lukumäärä ja nimet,
  • Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilatut palvelut, laitteet, sopimussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä, palveluiden avaus- ja irtisanomispäivämäärät, tilauksen arvo, tilaus- ja toimituspäivä,
  • Asiakashistoria kuten palvelumuutokset, asiakkaan yhteydenotot,
  • Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset,
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot,
  • Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot ja
  • Asiakaspuheluiden nauhoitus ja muun asiakaspalvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus.

ASIAKASTIETOJEN TIETOLÄHDE
Henkilötietoja kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, asennuksen ja palvelun käyttöönoton yhteydessä, markkinointitoimenpiteiden yhteydessä, palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestörekisteristä, Suomen asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

TIETOJEN LUOVUTUS
OptiWatti Oy voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita OptiWatti Oy:n alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. OptiWatti Oy voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Tällöinkin OptiWatti Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

ASIAKASREKISTERIN LUOTTAMUKSELLISUUS
Koko OptiWatti Oy:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistuvat rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen, mutta viimeistään lain edellyttämän määräajan päätyttyä.

TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on OptiWatti Oy:n asiakasrekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: OptiWatti Oy,Piispantilankuja 4, 02240 Espoo.

Suoramarkkinoinnin rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste

REKISTERINPITÄJÄ
OptiWatti Oy
Piispantilankuja 4, 02240 Espoo
Y-tunnus 2537003-2

REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ
Jyri Seppä

REKISTERIN NIMI
OptiWatti Oy:n suoramarkkinointirekisteri.

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Henkilötietolain 19§ mukainen suoramarkkinointirekisteri.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietoja käytetään OptiWatti Oy:n sekä sen osakkuusyhtiöiden ja yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide-, tai markkinatutkimukseen, tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT
Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja: nimi, arvo tai ammatti, ikä tai syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, osoite-, ja muut yhteystiedot, toivotut yhteydenpitomuodot, reagointi markkinointitoimenpiteisiin, suoramarkkinointilupa ja –kieltotiedot sekä tietojen muutostiedot.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään erilaisiin markkinointikilpailuihin ja – toimenpiteisiin osallstuttaessa, mielipide- tai markkinatutkimusten tms. rekisteröitymisen yhteydessä, OptiWatti Oy:n palveluihin rekisteröidyttäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös OptiWatti Oy:n sekä sen osakkuusyhtiöiden ja yhteistyökumppaneiden rekistereistä, Väestörekisteristä, Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

TIETOJEN LUOVUTUS
OptiWatti Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa sijaita fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla.

REKISTERIN SUOJAUS
Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoihin ja tietokantoihin pääsy on vain tietyillä nimetyillä henkilöillä.

TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: OptiWatti Oy, Piispantilankuja 4, 02240 Espoo.

 

Tietosuojalausunto

OptiWatin tietosuojalausunnon tarkoituksena on kertoa niistä periaatteista ja käytännöistä, joita me OptiWatilla noudatamme asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme yksityisyyden suojan, viestinnän luottamuksellisuuden ja muiden oikeutettujen intressien varmistamiseksi. Tätä tietosuojalausuntoa sovelletaan, kun tuotteitamme ja palveluitamme käytetään tai asioidaan verkkosivuillamme.

OptiWatilla perusperiaatteena on asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme yksityisyyden suojan kunnioittaminen. Asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme uskovat käsiimme henkilökohtaisia tietojaan ja olemme velvollisia käsittelemään näitä tietoja luottamuksen arvoisesti. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä Suomen lainsäädäntöä, viranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita.

Tässä Tietosuojalausunnossa:

  • Kerromme periaatteista, kuinka henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään.
  • Kerromme, kuinka suojaamme henkilötietoja.
  • Kerromme, mitä oikeuksia asiakkaillemme on henkilötietoihin liittyen.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET

Keräämme henkilötietoja, joita tarvitaan palveluidemme tuottamiseksi. Saamme tietoja sopimusta solmittaessa ja palvelun käytön yhteydessä. OptiWatin rekisteriselosteissa on tarkemmin yksilöity näitä kerättäviä tietoja. Saatamme saada tietoja myös muilta palveluntarjoajilta ja julkisesti saatavilla olevista rekistereistä. Tietojen luovuttaminen OptiWatille ei ole pakollista mutta tällöin palvelun saatavuutta ei voida välttämättä taata. Henkilötietojen käsittely perustuu pääasiassa OptiWatin kanssa solmittuihin sopimuksiin tai OptiWatin oikeutettuun etuun palveluiden edelleen kehittämiseksi.

Lasten henkilötietoja ei OptiWatilla kerätä tai käsitellä.

Kerättävää henkilötietoa käytetään OptiWatilla vain määriteltyihin käyttötarkoituksiin kuten lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, liiketoiminnan harjoittamiseen, palveluiden tuottamiseksi, palveluiden edelleen kehittämiseksi, asiakaspalvelun toiminnan mahdollistamiseksi, myynnin ja markkinoinnin tarpeisiin, väärinkäytösten estämiseksi, asiakkaalta saadun suostumuksen mukaisiin tarkoituksiin ja muihin tarkoituksenmukaisiin kaupallisiin toimiin.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen Tietosuojalausunnossa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä.  Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Anonymisoidun tiedon säilyttämiseen ei kohdistu vastaavia rajoituksia. Pyrimme pitämään huolen, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Saatamme luovuttaa henkilötietoja OptiWatin puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu Tietosuojalausunnon periaatteiden mukaisesti.

OptiWatti voi käyttää palveluissaan ja verkkosivuillaan eväste- eli “cookie”- teknologiaa. Eväste määrittää selaimelle satunnaisluvun, jota ei voida kuitenkaan liittää yksittäiseen luonnolliseen henkilöön. Evästeiden avulla voidaan seurata verkkosivujen käyttöä ja kuinka kauan yksittäisillä sivuilla viivytään. Tietoja käytetään muun muassa palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen sekä mainonnan kohdistamiseen.  Voimme yhdistää evästeiden kautta kerättyä tietoa käyttäjältä muussa yhteydessä saatuihin tietoihin. Evästeiden käyttö on mahdollista kieltää muuttamalla selaimen asetuksia. Joissakin tapauksissa esto voi johtaa käytetyn sivuston toimimattomuuteen.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Tietoturva ja henkilötietojen turvaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. OptiWatti työskentelee jatkuvasti kattavan tietoturvan varmistamiseksi, mitä tulee myös henkilötietojen käsittelyyn. Huolehdimme henkilökunnan, tietojen, tietojärjestelmien sekä toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta. Pyrimme toteuttamaan tarkoituksenmukaisia menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääksemme ja havaitaksemme ulkopuolisten pääsyn henkilötietoihin.

ASIAKKAIDEMME OIKEUDET

  • Tarkastaa mitä tietoja käsittelemme voimassaolevan lain mukaisesti. Tarkastuksen voi tehdä kerran vuodessa maksutta. Pyyntö tietojen tarkastamiseksi on tehtävä allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla ao. osoitteeseen.
  • Pyytää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.
  • Kieltää henkilötietojen käyttö suoramarkkinointiin.
  • Peruuttaa annetut suostumukset. Tässä tapauksessa emme välttämättä voi enää tarjota Palveluitamme.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT TARKASTUSPYYNNÖT KIRJALLISENA

OptiWatti Oy / Toimitusjohtaja
Piispantilankuja 4
02240 Espoo